[English version below]
Romain Mailliu, Coach of Source Of Life program,
LPC Cilincing, Jakarta, Indonesia
Dani et Angel on delivery (28/11/19) - © Romain Mailliu
La crise sanitaire mondiale menace Kampung Sawah, le bidonville indonésien de Romain. Suivez avec son carnet de bord l’impact du Coronavirus dans les quartiers les plus pauvres. [Episode 4]
4 solutions miracles pour motiver vos jeunes. 15 avril 2020
Comment motiver votre équipe sur le terrain après le confinement ? A l’aide de ce cas d’étude tiré de mon expérience sur le terrain en Indonésie avec l’ONG LP4Y, je vais vous partager 4 solutions aussi miraculeuses qu’efficaces.
“Coach, can I have money to buy Gasoliiiiiiine ?”
Les jeunes ont cette faculté - sagesse ? – de nous ramener à des problématiques pragmatiques. Ce matin, ils sont cinq à assurer la livraison d’eau potable. Cinq, car c’est le nombre maximum autorisé par le gouvernement. David Allen aurait certainement complété en expliquant qu’un homme efficace en vaut cinq.
Je rajouterais que cinq hommes non efficaces n’en valent pas beaucoup plus. Si ce matin la motivation des jeunes était un rayon de soleil, le risque d’attraper une insolation serait dérisoire.
Il faut dire qu’à leur âge, dix-huit ans en moyenne, je n’avais pas besoin d’obtenir un travail décent pour nourrir ma famille. Si on ajoute à cela les écoles fermées et la dysphorie générale autour du coronavirus, je comprends pourquoi le lundi matin les chaussures des jeunes poncent le carrelage de la salle de production. Pourtant il n’est pas question de ralentir l’activité.
Dans le monde professionnel qui les attend, ils ne feront pas office de cas à part : les attentes seront les mêmes pour tous. Les diplômés de l’université issue des classes sociales aisées comme nos entrepreneurs des quartiers plus modestes. Ils ne seront pas pris en pitié car ils doivent faire deux heures de route dans les transports en commun pour venir travailler. Ni parce qu’ils n’ont qu’une paire de chaussures « professionnelles ». Seules la qualité du travail, la posture et la motivation feront la différence. La route du succès est semée d'embûches. Depuis toujours, nos jeunes entrepreneurs affrontent les difficultés avec un courage, un positivisme et une détermination qui à mes yeux est inexplicable. C’est leur plus grande force et c’est pour cela qu’ils y arriveront. Encore. Toujours.
Bref, comment vais-je bien pouvoir motiver mon équipe ? A l’aide de mon expérience internationale en gestion d’équipes distributives agiles pluridisciplinaires en temps de crise, je vais vous partager 4 best practices qui ont fait le succès de ma méthode à travers le monde.
1.Etre à l’écoute
“Celui qui sait écouter deviendra celui qu'on écoute.” Vizir Ptahhotep
L’histoire d’un pays permet de comprendre sa culture. L’histoire d’un jeune nous aide à comprendre son attitude. Comment pouvons-nous résoudre les problématiques de nos équipes si nous n'échangeons pas avec elles ? Nos jeunes, il s’avère que très peu de monde s'intéresse à eux. C’est d’ailleurs ce qu’on appelle exclusion : ne pas exister aux yeux des autres. Ecouter nos jeunes c’est primordial. Il faut que l’écoute soit active. Pour cela, la volonté d’apprendre est indispensable. Les bonnes paroles sont celles qui se transforment en enseignement et les jeunes ont beaucoup à nous apprendre.
Lorsque nous devons faire face à une problématique, les informations sont rarement structurées. Un sujet est mis sur la table, quelqu’un n’est pas d’accord, il s’exprime sur un nouveau sujet, ce qui entraîne de nouvelles réactions, et quand on revient finalement au sujet d’origine, beaucoup de choses ont été dites. Quand on a récolté les informations qui sont les fruits de l’écoute, il faut ensuite les analyser. Analyser, c’est décomposer un tout en ses éléments constituants et d'en établir les relations.
Dans un défi complexe - comme motiver une équipe - il y a rarement des évidences, il a quelquefois des incertitudes, il y a toujours des compromis. C’est en analysant et en écoutant qu’on se donne les chances de réaliser les bons compromis. Ecouter, c’est prendre le tend de préparer un cadre pour recentrer le débat. On peut ensuite prendre la parole, et être écouté.
Mais parfois, l’analyse logique, mathématique et scientifique ne suffisent pas. Bien que l’on dispose d’une multitude de données, aucune solution ou tendance ne semble vouloir se profiler. Il semble manquer en élément dans cette équation complexe qui nous permet de résoudre des problèmes, d’autant plus que ceux-ci concernent le management. Cet élément, c’est l’empathie.
2. Faire preuve d’empathie et de bon sens
«Toute prédiction est un ressenti du futur, par empathie du présent de son passé.» Serge Zeller
L’empathie est une simulation mentale de la subjectivité d’autrui. C'est la capacité de s'identifier à l'autre dans ce qu'il ressent. Celle-ci permet d’anticiper - plus ou moins - les réactions humaines, et s’avère donc un outil utile quand il s’agit de motiver une équipe.
L’empathie permet aussi de faciliter les échanges. En management, les présentations sont omniprésentes. Training, ateliers, briefing : la façon d’annoncer les choses à une importance capitale. Faire preuve d’empathie permet d’adapter son discours à la situation et d’avoir « le mot juste ».
Il m’est arrivé pendant ma mission de coach - qui n’est d’ailleurs pas terminée - de faire face à des retournements de situations inattendues. L’empathie a permis d’accompagner les jeunes, et de contrôler leurs réactions, qui aurait pu être négative si nous avions exposé les faits sans écoute et sans empathie.
L’empathie permet l’offensive à travers un bon sens critique. En temps que coach - et également dans la vie - il faut toujours garder un bon sens critique. Il ne faut pas faire l’erreur d’accepter les évidences de premier abord. Le bon sens c’est prendre du recul et examiner un sujet dans sa globalité. L’empathie associée à l’analyse et à l’écoute permet en quelque sorte une EXTREME lucidité.
3. Intégrer et responsabiliser chaque membre de l’équipe au projet.
“Parce que c’est notre projet !” Emmanuel Macron
Catalyseurs, et tout particulièrement coaches, nous ne sommes pas des petits chefs d’entreprises tyranniques amoureux des résultats net exponentiels et du pouvoir jouissif d’une équipe qui nous obéit, des étoiles dans les yeux. Si vous voulez mon sentiment, un bon coach doit pouvoir disparaître sans que son équipe et l’activité qu’elle dirige ne subissent une quelconque perturbation. Nous sommes des oiseaux de passage. La motivation des jeunes ne doit surtout pas dépendre exclusivement de nous. Pour cela, il est de notre devoir de leur faire comprendre l’importance d’être l’acteur principal dans le film de leur propre vie.
Pour prendre part à un projet et s’identifier à son objectif, il faut y être intégré dans l’idéal de sa conception à sa réalisation. Il faut pouvoir s'assimiler à lui. Alors sur le court terme cela prend plus de temps. Pour vous donner un exemple pragmatique - ce qui n’est pas ma spécialité vous l’aurez remarqué - nous devons acheter avec mon équipe en Indonésie une nouvelle moto avec un chariot à l’arrière pour effectuer nos livraisons. Je pourrai faire un rapide benchmark sur Internet, présenter mes résultats au département finance de LP4Y et acheter cette moto avant la fin de la semaine. Les jeunes la verront un matin dans l’entrée, comme un cadeau de LP4Y. “Thank You Coach !” Cela serait rapide mais n’aurait aucune valeur ajoutée dans la formation de nos jeunes.
Pour chaque projet, j’essaie de partir de la racine du problème afin de challenger les jeunes pour qu’ils trouvent ensemble des solutions. Dans mon histoire de moto, la partie financière fut particulièrement intéressante car notre atelier a permis de dégager des solutions que je n’avais pas imaginé. “Comment allons-nous faire pour acheter une nouvelle moto ? Nous allons vendre plus de gallons ! Comment ? En trouvant plus de clients ! Comment ? En travaillant avec des entreprises ! Comment ? En leurs vendant des grandes quantités de gallons ! Comment ? Avec la nouvelle moto qui permet de livrer une dizaine de gallons en même temps !” VICTOIRE ! La moto est devenue un vrai besoin qui s'intègre dans un projet défi par les jeunes.
4. La rigueur.
«La rigueur vient toujours à bout de l'obstacle.» Léonard de Vinci
On peut vous reprocher de ne pas savoir quelque chose, on ne peut pas vous reprocher de manquer de rigueur. La rigueur est primordiale quand prend en main n’importe quel défi. Lorsque l’on doit motiver une équipe et que l’on ne connaît pas encore tous les pourquoi-du-comment, la seule carte en main pour montrer sa crédibilité est la rigueur. Etre rigoureux, c’est être exact, logique et inflexible. C’est cette rigueur qui permettra ensuite de comprendre les problématiques des jeunes, leurs contraintes et pourquoi la motivation n’est pas au rendez-vous ce matin.
La rigueur impacte la forme, le fond, s’applique à toutes choses. C’est la clé pour concilier efficacité, efficience et fiabilité !
La journée se termine et 43 gallons d’eau potable ont été livré dans le bidonville. Les jeunes sont fiers : ils partagent le sentiment du devoir accompli. Ils me demandent de prendre une photo, petit rituel que nous avons établi pour élire la meilleure équipe du jour qui est toujours la même : celle que forment tous les jeunes réunis !
The global health crisis threatens Kampung Sawah, the Indonesian slum of Romain. Follow the impact of the Coronavirus in the poorest neighborhoods with his diary. [Episode 4]
4 miracle solutions to motivate your team. April 15, 2020
"Coach, can I have money to buy Gasoliiiiiiine?"
The youths have that faculty - wisdom? - to bring us back to more pragmatic issues. This morning, there are five of them delivering drinking water. Five, because that's the maximum number allowed by the government. David Allen would certainly have completed by explaining that an efficient man is worth five. I would add that five non-efficient men are not worth much more. If the motivation of the youths this morning was a ray of sunshine, the risk of catching sunstroke would be derisory.
It must be said that at their age, eighteen on average, I was more applied to the subtle study of the devilishly ingenious mechanism of bra pins than to the idea of getting a decent job to feed my family. Add to this the closed schools and the general dysphoria around coronavirus, and I can see why on Monday mornings the youth's shoes sand the tiles in the production room. Yet - and Ines would have agreed - there is no question of slowing down the activity.
In the professional world that awaits them, they won't be a special case: the expectations will be the same for everyone. University graduates from wealthy social classes as well as our entrepreneurs from more modest neighbourhoods. They will not be pitied because they have to commute two hours by public transport to work. Nor because they only have one pair of "professional" shoes. Only the quality of work, posture and motivation will make the difference. The road to success is full of pitfalls. Our young entrepreneurs have always faced difficulties with a courage, positivism and determination that I find inexplicable. This is their greatest strength and that is why they will succeed. Again. Always.
Anyway, how can I give motivation to my team? According to my international experience in managing agile, multi-disciplinary distributive teams in times of crisis, I will share with you 4 best practices that have made the success of my method throughout the world.
1. Be ready to listen
"He who knows how to listen will become the one we listen to." Vizier Ptahhotep
The history of a country helps us to understand its culture. The story of a youth helps us to understand his behaviour. How can we solve the problems of our teams if we don't communicate with them? Our youths, it turns out that very few people are interested in them. This is what we call exclusion: not existing in the eyes of others. Listening to our youths is essential. Listening must be active. For that, the willingness to learn is indispensable. Good words are those that become teaching and youths have a lot to teach us.
When we have to deal with a problem, information is rarely structured. A subject is put on the table, someone disagrees, he or she expresses himself or herself on a new subject, which leads to new reactions, and when we finally come back to the original subject, a lot has been said. Once you have collected the information that comes from listening, you then have to analyze it. Analysing means breaking down a whole into its constituent parts and establishing the relationships between them.
In a complex challenge - such as motivating a team - there is rarely evidence, there are sometimes uncertainties, there are always compromises. It is by analyzing and listening that we give ourselves the chance to make the right compromises. Listening means taking the tendency to prepare a framework to refocus the debate. One can then speak and be listened to.
But sometimes logical, mathematical and scientific analysis is not enough. Although a wealth of data is available, no solutions or trends seem to emerge. There seems to be something missing in this complex equation that allows us to solve problems, especially as they concern management. That element is empathy.
2. Show empathy and common sense
"Every prediction is a feeling of the future, out of empathy for the present of one's past." Serge Zeller
Empathy is a mental simulation of the subjectivity of others. Empathy allows us to access, carefree, without the use of language or reasoning, certain mental states of other human beings. It allows us to anticipate - more or less - human reactions, and is therefore a useful tool when it comes to motivating a team.
Empathy also facilitates exchanges. In management, presentations are omnipresent. Training, workshops, briefing: the way of announcing things is of paramount importance. Showing empathy allows you to adapt your speech to the situation and to have "the right word".
During my coaching mission - which is not yet over - I have had to deal with unexpected turnarounds in situations. Empathy made it possible to accompany the youths, and to control their reactions, which could have been negative if we had exposed the facts without listening and without empathy.
Empathy allows the offensive through a good critical sense. As a coach - and also in life - one must always keep a good critical sense. We must not make the mistake of accepting the obvious at first sight. Common sense is to take a step back and examine a subject in its entirety. The empathy associated with analysis and listening allows for EXTREME lucidity.
3. Integrate and empower each team member in the project
"Because it's our project!" Emmanuel Macron
Catalysts, and especially coaches, we are not tyrannical small businessmen in love with the exponential net results and the jousting power of a team that obeys us with stars in its eyes. If you want my feelings, a good coach must be able to disappear without any disruption to his team and the business it runs. We are birds of passage. The motivation of the youths should not depend exclusively on us. For this reason, it is our duty to make them understand the importance of being the main actor in the film of their own lives.
In order to take part in a project and identify with its objective, we must be involved in it from its conception to its realization. You have to be able to identify with it. So in the short term it takes more time. To give you a pragmatic example - which is not my speciality, as you will have noticed - we have to buy with my team in Indonesia a new motorcycle with a trolley at the back to make our deliveries. I will be able to make a quick benchmark on the internet, present my results to the LP4Y finance department and buy this bike before the end of the week. The youths will see it one morning in the entrance hall, as a gift from LP4Y. "Thank You Coach!" That would be quick but would have no value in training our youths.
For each project, I try to get the youths to the root of the problem and challenge them to come up with solutions together. In my motorcycle story, the financial part was particularly interesting because our workshop allowed me to find solutions that I hadn't imagined. "How can we buy a new motorcycle? We have to sell more gallons! How will we do that? By finding more customers! How will we do that? By working with companies! How will we do that? By selling them large quantities of gallons! How do you do it? With the new motorcycle that can deliver ten gallons at a time!" VICTORY the motorcycle has become a real need that fits into a project challenged by the youths.
4. Rigour
"Rigor always overcomes the obstacle." Leonardo da Vinci
You can be blamed for not knowing something, you can't be blamed for not being rigorous. Rigour is essential when taking on any challenge. When you have to motivate a team, and you don't yet know all the "whys and wherefores", the only card in hand to show your credibility is rigor. To be rigorous is to be exact, logical and inflexible. It is this rigour that will then allow us to understand the youths issues, their constraints and why they are not motivated this morning.
Rigour has an impact on form and content and applies to everything. It is the key to reconciling effectiveness, efficiency and reliability!
The day ends and 43 gallons of drinking water have been delivered to the slum. The youths are proud: they share the feeling of duty accomplished. They ask me to take a picture, a little ritual we have established to elect the best team of the day, which is always the same: The one formed by all the youths together!